【WEB会議システムを気持ちよく利用するには?】

【WEB会議システムを気持ちよく利用するには?】

新型コロナウイルスの影響で、WEB会議システムの活用が進んでいます。

場所や移動時間の制約が少ないため、今後も利用が進むと思われます。

ここでは、主催者側の視点を中心にWEB会議を行う場合の注意点をご紹介します。

 

①パソコン等の環境を事前確認
利用するWEB会議システムによってはアプリケーションのインストールが必要なものや、推奨環境に特定のブラウザをしているものがあります。
主催者は使用するパソコン等にアプリケーションや対象のブラウザをインストールすることを参加者へ連絡し、事前準備をしましょう。
またパソコンのマイクやカメラの確認、WEB会議システムの機能の説明等必要に応じて行い、特に次の②と③の利用方法を参加者へ案内しましょう。

②背景やパソコンのデスクトップ
自宅や会社の自席からWEB会議に参加すると、自宅や自席の様子がカメラに映り込みます。
システムによっては背景をぼかしたり、別の画像を設定したりできる機能がありますが、横を向くなど自分が動くことで背景が外れてしまうこともあります。
想定外に背景が映り込んでも問題ないようにして、会議に臨むと安心です。
また、主催者のパソコンのデスクトップを事前に整理しておくと見栄えがよくなります。

③雑音に注意
WEB会議中、小さな音をマイクが拾い、雑音を発生させることがあります。
雑音を発生させている人はそのささいな音に気づきにくいのですが、聞こえる側はストレスに感じやすいです。
システムによっては、主催者の権限で参加者のマイクをミュート(消音)にすることができますし、
自分が発言しない時はマイクをミュートにすることを事前に参加者へ依頼するなどして、会議中の雑音を減らしましょう。

④全員が話せるように配慮する
WEB会議では、複数人が話すと聞き取れないことが多いため、おのずと一人ずつ話すようになります。
カメラ越しだと会話の切れ目がわかりにくく、うまく話に入れないことがあります。複数人の会議では主催者が議長となって、
話していない人に声をかけたりしながら、参加者全員で話しやすい雰囲気をつくりましょう。

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