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2023年12月28日

【電子帳簿保存法】メールで受け取った請求書はどう保存する?


みなさまこんにちは!税理士法人ウィズです。
今回は、「電子帳簿保存法」についてご紹介させていただきます。

1.電子帳簿保存法について

令和5年12月31日より「宥恕期間ゆうじょきかん」が終了します。
令和6年1月1日以降の電子取引については、「紙での保存」ができなくなります。

電子帳簿保存法で勘違いされていることがあるので大前提としてお伝えしますが、メールなどで受け取った請求書や領収書の保存方法が「電子的に保存」となります。
保存方法が「電子的」となるだけで、紙に出力することを禁止するものではありません。

例えば、
・会計入力をする際に画面上では見づらいのでPDFで届いた請求書を紙に出力して作業する
はOKです。
ただ、原本として保存しなければならないのは、「PDF」となるので、PCやサーバー上に決まったルールで「PDFを保存」することになります。

2.メールで届いた請求書

それでは、メールで届いた請求書はどのようなどう保存するのか、お話していきます。
『国税庁:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】』には以下のようにあります。


【質問】 電子メールを受信した場合、どのように保存すればよいのでしょうか。
【回答】 電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含みます。)を行った場合についても電子取引に該当するため(法2五)、その取引情報に係る電磁的記録の保存が必要となります(法7)。具体的に、この電磁的記録の保存とは、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルにより取引情報(領収書等)が授受された場合は当該添付ファイルを、それぞれ、ハードディスク、ンパクトディスク、DVD、磁気テープ、クラウド(ストレージ)サービス等に記録・保存する状態にすることをいいます。


要約すると、
 ・メールの本文に取引情報(=取引日付・取引先・取引金額)が書いていれば、メールを保存する。
 ・メールに請求書のPDFなどが添付されていたら、PDFを保存する。
となります。
添付されたPDFの保存はダウンロードすれば良いので、PCやサーバー上に保存できますね。

3.「メールの本文」に記載がある場合

では「メールの本文」に記載がある場合についてはどうすればよいのでしょうか。
『国税庁:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】』に以下のようにあります。


【質問】 自社のメールシステムでは受領した取引情報に係る電子データについて検索機能を備えることができません。その場合、メールの内容をPDF等にエクスポート・変換し、検索機能等を備えた上で保存する方法も認められますか。
【回答】 認められます。当該メールに含まれる取引情報が失われないのであれば、メールの内容をPDF等にエクスポート・変換するなど合理的な方法により編集したもので保存することとしても差し支えありません。


こちらも要約すると、
・メールをPDF(スクリーンショットも可)にして保存しても良い。
・ただし、メールの内容と一切変わらず、きちんと確認できること。となります。

他にもSNSのメッセージ機能やメッセージアプリ等を利用する場合もあると思いますが、現状はスクリーンショットでの対応になりそうですね。

いかがでしたでしょうか。
メールで請求書のやり取りをするのが一般的な昨今では、必ず対応しなければならなくなってきています。
今回挙げた内容以外にも、対応しなければならないことはあります。
お困りの際は、ぜひ税理士法人ウィズまでご連絡ください!